Posiadasz firmę, sporą liczbę pracowników i mnóstwo dokumentacji – przeczytaj, co możesz zmienić, aby uprościć pracę


W naszym państwie posiadamy wiele średnich i dużych przedsiębiorstw, które nieprzerwanie się rozwijają, zatrudniają kolejnych pracowników. W tego typu zakładach każdy dzień to praca ogromnej liczby osób, które muszą między sobą komunikować się, by praca odbywała się sprawnie i bez problemów.

telefon w biznesie
Sporym ułatwieniem podczas pracy stały się komórki, poprzez które można złapać nie tylko podróżujących szefów, lecz i sporo pracowników w terenie. Kolejnym przełomem był rzecz oczywista Internet, który stał się aktualnie podstawą porozumiewania się. Średnie i duże zakłady posiadają silnie rozbudowaną strukturę, czasami kilka decydujących ludzi i stos dokumentacji do podpisu czy akceptacji. I w tym temacie też trzeba było znaleźć rozwiązanie. Wreszcie stworzono elektroniczny obieg dokumentów, który stał się doskonałym wyjściem dla ogromnej liczby zakładów. Chyba nikt nie spodziewał się, że tak prosty w obsłudze program, może zaoszczędzić tak wiele czasu.

Czym właściwie jest i w czym może być pomocny elektroniczny obieg dokumentów? Na przykład – na ogół sprawa ma się tak, iż do siedziby danej firmy przychodzą dokumenty różnorakiej maści (umowy, FV, oferty, rachunki, zwyczajna korespondencja). Przy średniej wielkości firmach do zgromadzenia takich dokumentów i ich posegregowania wystarczy jedna osoba, przy dużych zakładach robi się do dla niej niewykonalne. Taki pracownik musi udać się z określonym dokumentem do konkretnej osoby, uzyskać jej akceptację, następnie pójść do księgowości (przykładowo – tym dokumentem jest faktura), oddać do zapłaty. Z kolei następnie owa faktura z księgowości wędruje do archiwizacji.

praca przy komputerze
Author: Tim Regan
Source: http://www.flickr.com
Wszystko zabiera mnóstwo czasu. Elektroniczny obieg dokumentów niezwykle to ułatwia i zmniejsza czas do minimum. Dokument jest skanowany, idzie do programu i… w tej samej chwili na sprzęt komputerowy osoby decyzyjnej. Ta akceptuje i druk idzie dalej. Rzecz oczywista to tylko jedna z funkcji (trzeba wspomnieć o rejestrowaniu i archiwizacji dokumentów, rozliczania prowizji, obiegu powiadomień, obsługi ofert itd.), ale dzisiaj niezwykle istotna.

Tags: Internet, komórki, praca, rachunki, Faktury, archiwum