Jak polepszyć obieg dokumentów w firmie? Jakie działania są najbardziej efektywne?


Papierowy obieg dokumentów powoduje, iż przedłuża się proces akceptowania dokumentów. Faktury więc późno trafiają do księgowości, a to jest związane z zagrożeniem naliczania odsetek, albo też brakiem możliwości odliczenia vat w najbliższym możliwym czasie. Mało tego, firma nie posiada odpowiednich danych, jakie są niezbędne, aby zarządzać, bo niezarejestrowane faktury są przetrzymywane u pracowników.

dokumenty
Author: alcuin lai
Source: http://www.flickr.com
W taki sposób w związku z tym ciężko określić, kto aktualnie posiada faktury. Każdy z przypadków, który wymaga konsultacji między pracownikami albo konieczności szybkiego działania wymagają, by podjąć nadprogramowe działania, na przykład wysyłka maili. System workflow faktur z łatwością może wyeliminować tego rodzaju trudności. Podczas normalnego obiegu faktury przekazuje się “z rąk do rąk” do właściwych pracowników organizacji, którzy są odpowiedzialne za ich akceptację. Podczas tego typu procesu pracownicy mogą przypisać im właściwe numery projektów, albo innego typu klasyfikatory czy znaczniki. Takie oznaczenia (sprawdź znaki ostrzegawcze bhp) są bardo potrzebne, żeby być w stanie rozliczyć faktury. Informacje tego typu można jednak zebrać bardzo szybko za pomocą systemu. To sprawia, iż możemy uniknąć ręcznych podpisów, które składane są w celach zatwierdzenia. System umożliwia na kompleksowe wdrożenie zasad oraz procedur obiegu oraz akceptowania dokumentów, jakie obowiązują w każdej firmie w formie elektronicznej. Gdy faktury skończą obieg, są wysyłane do działu księgowości.



Source: pixabay
System workflow pozwala na dość swobodne budowanie ścieżek obiegu dokumentów. Konfiguracja etapów zatwierdzania umożliwia na utworzenie wielu poziomów akceptowania. System umożliwia także na wdrożenie w dokładny sposób określonych warunków, które decydują o przejściu dokumentów z jednego etapu do następnego. Kryterium, które warunkuje obieg możemy oznaczać na przykład wartość faktury. Kolejnym przykładem zaimplementowania warunku w obiegu dokumentów jest stosowany w różnych organizacjach kod mpk, albo inny znacznik, który jest stosowany przy podziale kosztów w firmie. System możemy zastosować bardzo precyzyjnie w każdym przedsiębiorstwie, warto przyjrzeć się bliżej, jak to funkcjonuje.

Tags: czas, system, firma, pracownicy, proces